A KULCSSZÓ AZ INFORMÁCIÓ! – konyveljprofin.hu
Vecsera Gergely – Könyveljprofin.hu
Nem elég becsületesnek lenni, annak is kell látszani… A jó könyvelő kérdez. A könyvelő nem a szükséges rossz, akit minél olcsóbban kell megúszni, hanem a könyvelő a vállalkozásod élete, a kapcsolat az adóhatóságok és közted. Vecsera Gergellyel arról beszélgettem, hogyan alakíthatja át a digitális könyvelés a könyvelők világát, mi lesz azzal, aki lépést tart – és mi lesz azzal, aki lemarad…
Az iskolában a „mi leszel, ha nagy leszel” kérdésre egyből rávágtad, hogy könyvelő?
Nagyon sokat gondolkodtam az irányt illetően… Sejtettem, de nem tudtam. 2012-ben, a feleségemmel továbbvittük édesanyám könyvelőirodáját. Általános könyvelőirodaként végeztük a dolgunkat, maximális odafigyeléssel és kellő alázattal. Tudni kell rólam, hogy azt szeretem, ha a folyamatok hatékonyan működnek, így kb. 2018-ban jött el az az érzés, hogy változtatnunk kell. Besokalltam a sok papírtól, dossziéktól és az irathalmok tologatásától. Úgy voltam vele: lehetetlen, hogy a 21. században ennek így kell történnie, biztos van rá egy korszerű megoldás. És eldöntöttem, hogy meg is találom azt.
Mire bukkantál?
Mivel irodánk az RLB könyvelő- és bérszámfejtő programjait használja, rajtuk keresztül bukkantam rá a Cashbook elnevezésű dokumentumkezelő rendszerre, ami felkeltette az érdeklődésemet, és beleástam magam. Valamiért éreztem, hogy ez lesz az, ami kell nekünk, ez a jövő könyvelése. 2019-ben csak teszteltem a saját cégen belül, majd 2020 márciusában, az első karanténos időszaknak köszönhetően úgy döntöttünk, hogy élesben is bevezetjük a rendszert az ügyfeleink körében. Akkoriban mindenki nagyon félt a személyes találkozásoktól, így tájékoztattuk ügyfeleinket, hogy nálunk lehetőség van digitálisan beküldeni a papírokat, számlákat, dokumentumokat.
Milyen volt a fogadtatás az ügyfelek részéről?
Azt vallom, hogy az elefántot is falatonként kell megenni, most sem rontottunk ajtóstól a házba, egy új rendszer megismerése és megtanulása nem megy egyik napról a másikra. Ezért hagytunk időt, és megadtunk minden segítséget arra, hogy átlássa és megértse a kedves ügyfél, hogy ez a rendszer miért is szolgálja hosszú távon a vállalkozása fejlődését. A 2021-es év volt az, amikor teljesen átálltunk a digitális könyvelésre, ezzel nem kevés időt, pénzt spórolva az ügyfeleinknek. Majd 2022 januárjától léptünk egy merészet… Úgy döntöttünk nem vállalunk papír alapú könyvelést, kizárólag digitálisan könyvelünk, és azt tudom mondani, az egyik legjobb döntésünk volt.
Mit nyer ezzel a rendszerrel egy vállalkozó?
Az első és legfontosabb, hogy akár egy gombnyomással átlátod a céged helyzetét. Nem kell bonyolult dologra gondolni. Az ügyvezető már rögtön a kezdőoldalon találkozik egy számára informatív diagrammal, egyszerű matek, bevétel, kiadás, eredmény. A lekönyvelt tételek alapján az RLB könyvelőprogramból érkezik az információ a Cashbookba. Havi lebontásban látod az eredményeket. Ha az egyik hónap nem úgy teljesített, ahogyan azt vártad, akkor néhány kattintással a könyvelőprogramban utána tudunk nézni, hol csúsztak el a dolgok, és megbeszéljük, mit kell a jövőben másképp csinálni.
Ez már vezethet ahhoz, hogy az ügyfeleid elégedettek. De mit gondolsz, mitől lesz igazán elégedett az ügyfél?
Azt gondolom, ha minden információnak a bírtokában van és mindent ért, nem lehet probléma. Soha nem az a cél, hogy olcsó könyvelőt találj, hanem az, hogy jót. Nálunk úgy lép ki az ügyfél az ajtón, hogy minden kérdésére választ adtunk. Vizsgáztasd le nyugodtan te is a saját könyvelődet. Onnan tudod, hogy egy könyvelő jó, hogy megérted, amit mond. Ha általad érthetően választ tud adni a feltett kérdésedre, akkor az a könyvelő jó, becsüld meg.
Hogyan működik a Cashbook? Egy kicsit úgy érzem, ez jó megoldás, mind a cégvezetőknek, mind a fejlődésre vágyó könyvelőknek.
Ez pontosan így van. Ha misztikusan kellene elképzelnem, akkor azt mondanám: a vállalkozónak van a cége, a könyvelőnek van a könyvelőprogramja, és a kettő közé felhúzunk egy Cashbook fiókot, amit mindkét fél arról az oldalról lát, ami a számára fontos, és ahogyan ő megérti. A vállalkozó is átlátja a dokumentumokat, a szerződéseket, a bankokat. Ez olyan, mint a dokumentumok Facebookja. Hihetetlen mennyiségű információ érkezik az ügyvezetőnek, minden, ami a számlával kapcsolatos: mikor lett lekönyvelve, mikor volt kifizetve, vagy ki van-e egyáltalán fizetve?! A kulcsszó az információ, annak sebessége, pl. ha keresek egy két évvel ezelőtti számlát/szerződést/bankkivonatot, akkor egyszerűen csak beírom a keresőbe, és a rendszer kiadja a megfelelő dokumentumot. Nincs dossziékban történő keresgélés és kutatással elvesztegetett percek, órák.
Vannak még automatizmusok, amik megkönnyíthetik egy vállalkozó életét?
Természetesen. Ez a rendszer egy csomó automatizmust hoz magával. Pl. ha össze van kötve az online számlázóprogramod a Cashbookkal, akkor csak annyi a dolgod, hogy kiállítsd a számlát, a két rendszer kommunikál egymással, így a kiállított számlák automatikusan megjelennek a könyvelő Cashbook felületén. A könyvelő mindent lát, amire szüksége van – pont úgy, ahogy a tulajdonos is. Ugyanis óriási felelőtlenség az ügyvezetőnek nem tudni, hogy mennyi a házipénztár, mekkora a tagi kölcsön, hogy áll az eredmény, milyen eszközök vannak a cégben. Ezek olyan dolgok, amikre általában csak legyintenek a cégvezetők, és azt gondolják: elég, ha a könyvelő tudja. Pedig ez nem így van…
HA MINDEN IDEÁLIS, AKKOR NÉHÁNY HÓNAPON BELÜL ELKÉSZÜL A WEBOLDALUNK, AMI EGYRÉSZRŐL A KÖNYVELŐKNEK SZÓL MAJD, MÁSRÉSZRŐL A VÁLLALKOZÓKNAK.
A könyvelés mellett a másik problémás terület a bérszámfejtés. Mi a helyzet ezzel a területtel?
A cégek életében a könyvelés mellett a másik nagy „mumus” a munkaerő-nyilvántartás. Mi erre a „mumusra” is találtunk megoldást. Egy olyan online munkaidő-nyilvántartó rendszert (Online Munkaidő Nyilvántartás) kell elképzelni, ami szinte magától dolgozik és rögzít, ha pl. az alkalmazottaid fix munkaidőben dolgoznak, 8-16:00-ig a rendszer automatikusan, magától kitölt mindent, nem kell foglalkozni a napi nyilvántartás vezetésével. Össze lehet kötni szinte bármilyen beléptetőrendszerrel, így pontosan tudod, ki mikor jött és hagyta el a bázist. Ezzel még nincs vége, le tudod menedzselni azt is, ha a munkavállalóid időkeretben dolgoznak, pl. van egy alkalmazottad, akinek egy héten 40 órát kell dolgoznia, az egy hónapban 120. Te vezetőként be tudod írni előre, hogyan dolgozik ő abban a hónapban, ha nincs benne változás, akkor a rendszerhez a hónapban már nem kell nyúlni, hiszen mindent csinál magától, automatikusan.
Vecsera Gergely – Könyveljprofin.hu
Hogyan néz ez ki a gyakorlatban, mit tegyek, ha nem akarok minden hónapban a számláim összeszedésével és keresgélésével foglalkozni?
Kell keresned egy olyan könyvelőt, aki könyvelőprogram szinten tud csatlakozni a Cashbookhoz. Akár kereshetsz engem is. Röviden, fél órában bemutatom, mi micsoda, megbeszéljük, mi lesz a te feladatod, és azt is megmutatom, mi az enyém vagy a könyvelődé. Ami fontos, ehhez a könyveléshez szoftverek kellenek, gyakorlati tapasztalat és tudás, rengeteg tudás. Ezért is döntöttünk úgy, hogy egy komplett e-learning rendszert építünk fel, amiben megtanítjuk a könyvelőknek használni az RLB Cashbook-OLM programjait, melyek a digitális könyvelés alappillérei. A könyvelő a másik könyvelőben mindig konkurenciát lát. Én nem. Megálltam, megnéztem a piacot és felmértem, miben lehetek én a többi könyvelő segítségére. Ez lesz a konyveljprofin.hu oldal.
Mit lehet tudni erről az oldalról és az e-learning rendszerről?
Ha minden ideális, akkor néhány hónapon belül elkészül a weboldalunk, ami egyrészről a könyvelőknek szól majd, másrészről a vállalkozóknak. A vállalkozók találnak anyagokat a digitalizációról, a könyvelésről, a jó könyvelő kiválasztásáról. A másik oldalon a könyvelőknek szól majd. Nekik szeretnénk megtanítani a digitális könyvelést, azonban fontos, hogy mindenből annyit fognak tudni kivenni, amennyit beletettek. De egy dologgal azonban mindenkinek tisztában kell lennie. A rendszer elsajátításához idő és tanulás kell, mert nem tudunk egyszerre mindent megtanulni, de minden nap tudunk valamit tanulni. Én csak azt kérem: tegyék meg az első lépést. Önmagukért és mindannyiunkért.
MEGÁLLTAM, MEGNÉZTEM A PIACOT ÉS FELMÉRTEM, MIBEN LEHETEK ÉN A TÖBBI KÖNYVELŐ SEGÍTSÉGÉRE. EZ LESZ A KONYVELJPROFIN.HU OLDAL.
Vecsera Gergely elérhetőségei: