A tanácsadó könyvelőké a jövő, de hogy mit jelent ez pontosan és hogyan lesz egy cipőbolti eladóból online könyvelő és a vállalkozások legnagyobb fejlesztője, arról Móréné Rácz Rita mesélt nekünk.

Móréné Rácz Rita – Az Online Könyvelő www.moreneraczrita.hu

Hogyan dönt valaki úgy, hogy könyvelő lesz? Mindig otthonosan mozogtál a számok világában?

14 éves voltam, amikor a szüleim meglepték az öcsémet egy Commodore 64-es számítógéppel. Annak ellenére, hogy az ajándék nem az enyém volt, teljesen kisajátítottam, én voltam, aki azon játszott és programozott, nem az öcsém! A számokat, a folyamatokat és a hatékonyságot mindig kedveltem, de 18 éves koromban egy érettségivel a hátam mögött fogalmam sem volt, most hogyan tovább. 1 hónapos Skála áruházi eladói karrier után azt már biztosan tudtam mit nem fogok csinálni… Eladó biztosan nem leszek, nem találtam benne logikát, sem algoritmust, és az információ áramoltatás is meglehetősen akadozott. Igyekeztem a számok irányába orientálódni, így rövid időn belül átkerültem a pénzügyre, majd édesanyám kérésére az egyik GMK-nak a főkönyvelője lettem.

Mennyit értettél a könyveléshez?

Semmit nem értettem a szakmából. Annyit tudtam, hogy a rendszereket és a folyamatokat tökéletesen átlátom, a szemem valamiért úgy van beállítva, hogy a hibát azonnal észreveszem, és 18 éves fejjel kellően vakmerő voltam ahhoz, hogy bebizonyítsam igenis képes vagyok ellátni ezt a pozíciót. Tulajdonképpen itt kezdődött a pénzügyi pályafutásom, elvégeztem a szükséges iskolákat és folyamatosan azon munkálkodtam hogyan lehet még jobbá, még hatékonyabbá tenni egy vállalkozás működését!

Az online könyvelés is innen jött? Szeretted volna, ha időt spórolsz a vállalkozóknak?

Mindig keresem az utat, hogyan lehet valamit gyorsabban, egyszerűbben megcsinálni. Tudom, hogy a vállalkozók szinte mindig versenyben vannak az idővel, ez alól nem voltam kivétel én sem, de szerettem volna, ha az időmet olyan dolgokra tudom fordítani, ami vagy a vállalkozásomat vagy engem fejleszt! Nem akartam az a századik könyvelőiroda lenni, ahol a papírhalmazoktól nem találod meg a könyvelődet! Így megvizsgáltam a saját folyamataimat is, megnéztem mi az, amin javítanom kell, hiszen a szakmát szerettem, csak azt nem szerettem, ahogy csinálom. Így váltottam át az online könyvelésre!

Egyszerű volt átállni erre az új rendszerre?

A rendszer jelenleg úgy néz ki, hogy egybeépítettem a piacon fellelhető számomra leghasznosabbnak ítélt programokat és ezeket beillesztettem a saját folyamataimba. 12 éve könyvelek a Kulcs-Softtal, szerintem ár érték arányban a leghatékonyabb rendszer jelenleg a piacon. Ezt vegyítem a BillCity alkalmazással, aminek az az előnye, hogy képes kiolvasni a PDF állományból az adatokat és strukturáltan megjeleníteni. A vállalkozónak annyi a dolga, hogy feltöltse a rendszerbe ezeket a számlákat, abban a pillanatban, ahogy ő a kézbe kapta; így nincs az a veszély, hogy elveszett, odaadtam valakinek, nem tudom hova tettem. Szerintem már mindenki találkozott ezzel a problémával! Nekem csak ellenőriznem kell és kategorizálni a számlákat. És bár a riportolásra is vannak alkalmazott szoftvereink, az egyik BNI-os tagtársunkkal jelenleg azon dolgozunk, hogy olyan programot adhassunk a vállalkozóink kezébe, amellyel saját igényeikre szabott jelentéseket tudnak készíteni.

Ha az online könyveléssel időt és energiát tudnak a vállalkozások is spórolni, akkor miért nem online könyveltet mindenki?

A kérdés jó… valamiért nagyon sokan ragaszkodnak a papírhoz. Munkám során annak örülök, ha munkát spórolok meg nemcsak magamnak, de az ügyfeleimnek is. Nekem ez az elsődleges szempont, de sajnos nem mindenki gondolja így. Azt hiszem erre talán a tökéletes válasz a gazdasági élet 4 legveszélyesebb szava: „Mindig így szoktuk csinálni”, és mert így szoktuk, akkor az biztosan úgy is jó… hát én nem szoktam mindig úgy csinálni.

A könyvelőddel ugyanúgy komfortosan kell érezni magadat, mint a házastársaddal.

Könyvelő és könyvelő között én úgy látom, óriási különbségek vannak. A vállalkozóknak fontos, hogy a könyvelő ne csak könyveljen, hanem tanácsot is adjon neki, felvázolja a lehetőségeket. Ez Nálad hogy működik?

Kivétel nélkül minden ügyfelem cégére úgy tekintek, mintha a saját vállalkozásomról kellene döntéseket hoznom, ilyen szempontból nem is tartom magam könyvelőnek. Azt szeretem, ha inkább külsős pénzügyi partnerként tekintenek rám a megbízóim. Akikkel jelenleg együtt dolgozom az mind olyan vállalkozás, akiknek nemcsak könyvelek, hanem beszélgetünk is. Nagyon szeretem előre megbeszélni a dolgokat, így mindenki tudja mire számíthat. Nem hiszek a hirtelen jött telefonokban, ilyenkor az embernek nincs ideje átgondolni sem a kérdést, sem a választ. Olyan, mint egy fejhez tartott pisztoly. Az e-mailezés már átgondoltabb, előremutatóbb, de igazán én a beszélgetésekben hiszek.

Talán a legkínosabb téma a szakmádban a könyvelőváltás. Hogyan lehet ezt jól csinálni, úgy, hogy egyik fél se sérüljön?

Nehezen. Egyik barátom szokta mondani, hogy a könyvelő olyan, mint egy házastárs Ha az ember érzi azt, hogy nem az igazi, nem lángol, nem hozza a hozzá fűzött reményeket, mégsem vált, mert annyi mindent tud róla, hogy egyszerűen nem akar váltani, bízik abban, hogy majd jobb lesz. No, nekik van egy rossz hírem… Nem lesz jobb… Biztatok mindenkit arra, hogy ha huzamosabb ideig nem értik meg egymást a könyvelőjével, akkor érdemes váltani.

Mitől jobb az egyik könyvelő, mint a másik?

Attól, hogy azt a szolgáltatást nyújtja az ügyfelének, ami számára a legmegfelelőbb. Általában nagyon kíváncsi ember vagyok és szeretek sokat tudni. Ha sokat tudok, akkor még színvonalasabb szolgáltatást vagyok képes nyújtani az ügyfeleimnek és ez fontos számomra. Különválasztom a könyvelői szakmát a könyvelői szakmától, vannak az adatrögzítők és vannak a tanácsadók. Azt már a vállalkozónak kell tudnia, hogy neki melyikre van inkább szüksége! Jelenleg azt gondolom, a tanácsadóké lesz a jövő. A könyvelőddel ugyanúgy komfortosan kell érezni magadat, mint a házastársaddal. Ha ez nincs meg, akkor tovább kell keresni.

Biztos már Te is találkoztál ezzel a mondattal: „- Ezért van könyvelőm, majd ő megoldja!” Ezt Te is így gondolod?

Akik így gondolkodnak, azoknak nem szeretnék sem tanácsot adni, sem könyvelni. Hiszek abban, hogy az ügyfél is tudjon mindenről, hogy ő is gondolkozzon, keresse a lehetőségeket és beszéljük meg, találjuk ki közösen a legjobb megoldást! Fontos, hogy a könyvelő és a vállalkozó megértse egymást és egy nyelvet beszéljenek. Mondok egy egyszerű példát: a bevétel szó hallatán teljesen mást gondol a cégvezető és teljesen mást a könyvelő. Ezen szeretnék segíteni, ezért novemberben indítok egy éves workshop sorozatot, ahol minden hónapban egy alkalommal átbeszélünk és előveszünk olyan témákat, ami a cégvezetőket a leginkább érdekel.

Mik lesznek ezek a témák?

Lesz szó tagi hitelekről, hogyan lehet legálisan pénzt kivenni a cégedből, mit lehet elszámolni és mit nem, hiszen már nem úgy működik a rendszer mint régen: kérsz mindenről számlát, aztán majd vagy bekerül a könyvelésbe vagy nem. Most amiről számlát kérsz, az bizony bent lesz a könyvelésedben. Arra is szánunk majd egy napot, hogy megmutassam, hogyan vizsgáljuk meg üzleti partnereiket úgy, hogy a teljesítésünk után se legyen probléma a fizetéssel.

Milyen cégeket vársz erre a workshopra?

Olyan cégek lesznek a jó hallgatóság, akiknek már van 3-4 embere, szeretné fejleszteni a vállalkozását, hisz a lehetőségekben és még nem nőtt akkorára, hogy főállású könyvelője legyen! Illetve tökéletes résztvevő az a cégvezető is, akinek nem egy vállalkozása van, hanem ugyanabba az érdekkörbe tartozó 4-5 vagy akár 10, hiszen ebben a helyzetben tudjuk nagyon jól kihasználni az adózás és a szervezeti formából adódó legális lehetőségeket.

Hova tovább, mi a cél?

Nem akarok túl nagyra nőni, mert nem szeretnék elszakadni az ügyfeleimtől. Addig amíg nemcsak arról tudok beszélgetni egy ügyféllel, hogy gazdaságilag mik az elvárásai, hanem arról is, hogy ő emberileg hogy van, hol tart és mit szeretne elérni, és ennek a szolgálatába állítani a gazdasági céljait, én addig érzem jól magam.

megjelent: Üzletember magazin